Wie verwenden Sie Hotel Case Management , um Aufgaben zu automatisieren?

Um die betriebliche Effizienz zu steigern und ein besseres Follow-up zu gewährleisten, setzen viele Hoteliers auf Hotel-Case-Management-Systeme, die sie bei der Automatisierung von Aufgaben unterstützen.  

Was ist das Hotel Case Management?

Hotel Case Management ist ein automatisiertes Aufgabenverwaltungssystem, das speziell für Unternehmen und Arbeitsabläufe im Gastgewerbe entwickelt wurde. Durch die Einrichtung von Automatisierungsregeln wird auf der Grundlage bestimmter Parameter ein Alarm ausgelöst, der die Mitarbeiter zu einer sofortigen Reaktion veranlasst.  

Wie funktioniert ein Case Management System?

Ein Hotel Case Management System ermöglicht es Hoteliers, Aufgaben von der Erstellung bis zum Abschluss über ein zentrales Dashboard zu verwalten und zu verfolgen.

Die Warnmeldungen eines Hotel-Case-Management-Systems können aus verschiedenen Quellen stammen und verschiedene Arten von Maßnahmen auslösen. Sie können über Gästefeedback, wie Online-Bewertungen und Gästebefragungen, oder direkt vom Gast, wie Gästeanfragen oder Beschwerden, erfolgen.

Die Aufgabe benachrichtigt sofort die richtige Abteilung, basierend auf den zuvor festgelegten Automatisierungsregeln. Das Teammitglied sieht, um welches Problem es sich handelt, was zu tun ist und innerhalb welchen Zeitrahmens. Sobald die Aufgabe abgeschlossen und auf der Plattform aktualisiert ist, verschwindet sie aus der Aufgabenliste. Für dringende Aufgaben können jedoch Eskalationsregeln festgelegt werden. Wenn also eine Aufgabe nicht vor dem Fälligkeitsdatum erledigt ist, kann die höhere Führungsebene alarmiert werden.

Über dieselbe Plattform können Sie die Leistungsanalyse überwachen, um zu verfolgen, wie die Fälle bearbeitet werden. Sind alle Fälle abgeschlossen? Wurden sie fristgerecht abgeschlossen? Wie wurden sie gelöst? Alle Analysen werden auf einer Leistungstafel gespeichert und können zu Berichten zusammengestellt werden.

Warum brauchen Unternehmen ein Case Management System?

Die Einführung eines Hotel Case Management Systems in Ihrem Betrieb kann Hoteliers in mehrfacher Hinsicht helfen:

1. Steigerung der Effizienz: Automatisierte Warnmeldungen werden automatisch an das richtige Teammitglied zur sofortigen Bearbeitung weitergeleitet, so dass Anfragen nicht erst mehrere Mitarbeiter durchlaufen müssen, bevor sie bearbeitet werden.

2. Rationalisierung: Da die Mitarbeiter automatisch benachrichtigt werden, wenn sie etwas tun müssen, wissen sie immer, was zu tun ist und wann.

3. Standardisierung: Durch die Einrichtung von Automatisierungsregeln von einer zentralen Plattform aus können Sie Verfahren standardisieren und sicherstellen, dass Ihr gesamtes Unternehmen interne Servicestandards einhält.  

4. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein: Erstellen Sie umfassende, aber dennoch relevante Berichte und Dashboard-Ansichten für Ihre Mitarbeiter, damit diese ihre Bemühungen auf die wichtigsten Punkte konzentrieren können.

5. Verbesserte Sichtbarkeit: Sie haben einen vollständigen Überblick über die Folgemaßnahmen, und durch die Berichterstattung über die Ursache wiederkehrender Probleme können Sie das Problem an der Wurzel packen und datengestützte CAPEX-Entscheidungen treffen.

Ein Hotel Case Management System hilft Hotels, den Einsatz ihrer Mitarbeiter zu maximieren. Durch die Vereinfachung ihrer täglichen Aufgaben können sie besser auf Gästeanfragen und Gästefeedback reagieren und so ihre Gäste besser bedienen, negative Bewertungen verhindern und schließlich bessere Gästeerlebnisse bieten.