Como se utiliza o Hotel Gestão de Casos para automatizar as tarefas?

Para aumentar a eficiência operacional e assegurar um melhor acompanhamento, muitos hoteleiros procuram sistemas de gestão de casos hoteleiros para os ajudar a automatizar tarefas.  

O que é o Hotel Gestão de Casos?

A gestão de casos de hotéis refere-se a um sistema automatizado de gestão de tarefas, especializado para empresas de hotelaria e fluxos de trabalho. Ao estabelecer regras de automatização, será desencadeado um alerta baseado em parâmetros específicos, encorajando o pessoal a reagir prontamente.  

Como funciona um sistema Gestão de Casos ?

Um sistema de gestão de caixas hoteleiras permite aos hoteleiros gerir e acompanhar as tarefas desde a criação até à conclusão a partir de um painel de controlo central.

Os alertas de um sistema de gestão de casos de hotel podem ser iniciados a partir de várias fontes, solicitando vários tipos de acção. Pode ser através de feedback dos hóspedes, como revisões em linha e inquéritos aos hóspedes, ou directamente do hóspede, tais como pedidos ou queixas de hóspedes.

A tarefa alerta imediatamente o departamento certo, com base nas regras de automatização previamente estabelecidas. O membro da equipa verá qual é a questão, o que precisa de ser feito, e dentro de que prazo. Assim que a tarefa estiver concluída e actualizada na plataforma, a tarefa desaparecerá da sua lista de tarefas a realizar. No entanto, para tarefas urgentes, podem ser estabelecidas regras de escalonamento. Assim, quando uma tarefa não é concluída antes da data prevista, a direcção superior pode ser alertada para intervir.

A partir dessa mesma plataforma, pode monitorizar a análise do desempenho para acompanhar a forma como os casos são tratados. Todos os casos estão concluídos? Foram todos concluídos a tempo? Como foram resolvidos? Todas as análises são mantidas num quadro de desempenho e podem ser criadas em relatórios.

Porque é que as empresas precisam de um sistema Gestão de Casos ?

A introdução de um sistema de gestão de casos de hotel nas suas operações pode ajudar os hoteleiros de várias maneiras:

1. Eficiência de condução: os alertas automáticos são automaticamente enviados ao membro de equipa certo para acção imediata, evitando pedidos de deslocação através de vários membros do pessoal antes de serem tratados.

2. Simplificar: como o pessoal será automaticamente alertado quando necessitar de actuar alguma coisa, saberá sempre o que fazer e quando.

3. Normalizar: ao estabelecer regras de automatização a partir de uma plataforma central, pode normalizar procedimentos e assegurar que toda a sua organização segue padrões de serviço internos.  

4. Envolver o pessoal: criar relatórios abrangentes mas relevantes e pontos de vista do painel de instrumentos para o seu pessoal, o que os habilita a concentrar os seus esforços onde mais importa.

5. Aumentar a visibilidade: terá total visibilidade sobre a forma como o seguimento é feito, e ao relatar a causa de questões recorrentes, poderá chegar às raízes do problema, e tomar decisões CAPEX impulsionadas por dados.

Um sistema de gestão de casos hoteleiros ajuda os hotéis a maximizar os seus esforços de pessoal. A simplificação das suas tarefas do dia-a-dia impulsiona um melhor acompanhamento dos pedidos e feedback dos hóspedes, permitindo-lhes servir melhor os seus hóspedes, prevenir revisões negativas, e eventualmente proporcionar melhores experiências aos hóspedes.