Ai-je besoin d'un système Gestion de tâches pour mon hôtel ?

Un système de gestion des cas permet à un hôtel de garder une trace du suivi des commentaires et des demandes des clients, tout en vous permettant d'automatiser vos processus opérationnels. L'automatisation des cas offre deux avantages principaux : elle vous permet de rationaliser vos processus opérationnels dans toute l'organisation et vous donne un aperçu de vos forces et faiblesses.

Un système Gestion de tâches permet la normalisation

Lorsque vous mettez en œuvre un système de gestion des cas, vous pouvez automatiser tous les processus opérationnels que vous avez mis en place. Cela vaut aussi bien pour le suivi des commentaires que pour les demandes des clients. Par exemple, lorsqu'un avis négatif est émis sur le petit-déjeuner, un cas automatique peut être créé pour qu'un membre du personnel réponde à cet avis. Un autre avantage est que vous pouvez également créer un cas pour que votre responsable de la restauration et des boissons examine la plainte, afin qu'aucun problème ne passe inaperçu.

Il est tout aussi important d'automatiser vos processus lorsqu'une demande d'un client vous parvient. Il arrive souvent qu'une demande doive voyager un certain temps avant d'arriver entre les mains du service concerné ou qu'elle se perde, laissant la demande non traitée. En automatisant le processus, vous pouvez mettre en place un processus standardisé pour tout le monde, afin que chacun sache à tout moment ce que l'on attend de lui. Vous pouvez ainsi être sûr qu'une demande est toujours adressée au bon service et qu'elle est résolue dans un délai prédéterminé. Si le délai n'est pas respecté, le cas peut être transmis à un autre service pour s'assurer que la demande est examinée et si ce service n'a pas été en mesure de résoudre la demande, la direction supérieure peut être informée pour résoudre le problème.

Obtenir un aperçu des forces et faiblesses opérationnelles

Outre la rationalisation des opérations, vous aurez également une visibilité sur les améliorations à apporter en priorité. Le système de gestion des cas vous donnera une visibilité sur les problèmes les plus récurrents et leurs causes, en vous montrant une analyse détaillée du nombre de demandes traitées rapidement et des solutions les plus fréquentes. Par exemple, si vous recevez beaucoup de plaintes concernant les petites offres de petit-déjeuner, vous savez que vous pouvez donner la priorité à un changement de petit-déjeuner.

En gardant un œil sur les cas entrants et les méthodes de résolution, vous pouvez également découvrir d'éventuels défauts de service et de fonctionnement. Si, par exemple, vous remarquez qu'un grand nombre de vos demandes de maintenance ne sont pas résolues à temps, vous pouvez chercher des moyens d'améliorer le processus.

En fin de compte, la mise en œuvre d'un système de gestion des dossiers permettra à vos opérations d'être plus rapides et plus efficaces grâce à un accès instantané à ce qui se passe dans votre entreprise et à des processus rationalisés dans toute l'organisation.